貿易ビジネスコミュニケーションにおいて、このような状況に遭遇した場合は、メールを送信するだけでなく、顧客に電話をかけてください。

対外貿易業界では、顧客開拓は依然として主に電子メールによるコミュニケーションに依存しています。電子メールには多くの利点がありますが、タイムラグや返信率の低さなどの欠点もあります。今日の熾烈な競争の世界では、単に電子メールを送信するだけで取引を成立させることはそれほど簡単ではありません。成功するには、電話や対面での会議など、複数の方法を活用する必要があります。

対外貿易に従事する劉さんは、かつていくつかの問題に遭遇しました。典型的な例としては、彼がかつてオーストラリアの顧客に連絡を取ったことがあります。両者は頻繁に電子メールを交換した。顧客も製品について多くの質問をしました。劉さんは一つ一つ丁寧に答えました。良好な双方向コミュニケーションにより、劉氏は取引がすぐに成立するだろうと考えた。しかし、数週間後、クライアントはメールに返信しなくなりました。劉さんは大変困惑した。かなり時間が経ってから、彼はクライアントの会社に電話して尋ねてみようと思いついた。その結果、メールについて連絡してきた人物がすでに辞職していたことが判明した。さらに、劉氏は電話をかけるのがかなり遅く、相手側はすでに競合他社の製品を選んでいたため、劉氏は後悔した。もし彼がもっと早く電話していたら、結果は違っていたかもしれない。

電話でのコミュニケーションが必要な状況は他にもあります。それは、同僚から中傷されており、電子メールでは明確に説明するのが難しい場合です。この場合は電話をかけるのが最善です。誠実な口調と心のこもったコミュニケーションが顧客の疑問を払拭します。外国貿易労働者であるシャオメイは、かつてそのような状況を完璧に処理したことがある。 Xiaomei が潜在顧客と密接に接触したとき、顧客は突然冷たくなり、Xiaomei の製品に対して疑問を表明しました。シャオメイは不審に思い、勤務時間中に相手に電話して何が起こっているのかを確かめた。同僚が自分を中傷していることを知った後、シャオメイはすぐに対応して顧客に誠意を感じさせ、最終的に状況を好転させ、潜在的な顧客を実際の顧客に変えました。

対外貿易のビジネスコミュニケーションでは、電子メールでは解決が難しい状況が多く、直接電話をかけるのが最善です。これら 4 つの状況をまとめると次のようになります。直接電話をかけるのが一番です。メールを送るだけよりも効果はずっと高くなります。

相手が応答しない場合

相手から返信がない場合は、問い合わせのメールを送り続けないでください。必ず理由があり、その理由は相手がメールを見なかった、相手が辞めた、相手が買う気がなくなった、相手は問題があると感じたがメールでは説明が難しく諦めたなどである可能性があります...したがって、初期の話し合いがうまくいって相手が返信していない場合は、躊躇せず、すぐに電話をかけて顧客の情報を入手してください。同時に、言葉遣いで相手に誠意と温かさを感じてもらうのがベストです。

メールで自分の気持ちを伝えるのが難しいとき

Xiaomei さんのような問題は、電子メールで伝えるのが困難です。電子メールを送信する代わりに、電話をかける方が簡潔で明確です。たとえば、サンプルの仕様、顧客の特別な要件、契約締結時の詳細、提案内容など、電話での効率的なコミュニケーションが必要です。電話をかけることで、お客様はあなたの「サービス」と「誠意」を直感的に感じることができ、コミュニケーションもより便利になります。

顧客が商品に迷っているとき

潜在顧客から「社内で販売できるかどうかわかりません」というメールが届いた場合、顧客は興味を持っているものの、まだ試用段階にあることを意味します。一方、顧客は他の販売者に対してもこれを言う可能性があります。したがって、希望はあり、その機会をいかにつかむかにかかっているだけです。この時に必要なのは、顧客に良い印象を素早く残し、疑問を払拭することです。電子メールでは難しいですが、電話の場合はそのような制限はありません。

顧客に再度フォローアップしたい場合

優秀な貿易営業マンは皆、取引は終わっても顧客との関係は終わらないということを理解しています。顧客が製品に非常に満足しており、その後の注文要件があり、販売ノルマを増やそうとしている場合は、電話で顧客に連絡し、顧客の最近の状況を尋ね、製品に対する顧客の意図を理解し、顧客に支援が必要かどうかを積極的に尋ねることができます。 2 回目の取引は、電話でのやり取りの中で自然に成立することがよくあります。

顧客が新たな展開を迎えたとき

諺にもあるように、「理由もなく誰かが訪ねてくることはない」のです。電話でも新しい話題が必要です。顧客が新製品を発売した、展示会に参加した、その他の新しい展開があったことをソーシャルネットワーキングサイトで知った場合は、そのタイミングで電話をかけると、顧客は自分が大切にされていると感じます。これも良い話題ですね。顧客は間違いなくこの問題について話し合いたいと思うでしょう。電話をかける際には、より自由な質問をすることを忘れないでください。顧客と話す内容が増え、顧客との良好な関係が目に見えない形で構築されます。顧客が同様の製品を再度必要としたとき、最初に思い浮かぶのはあなたでしょう。

ある程度のコミュニケーション基盤があれば

新規顧客を開拓する場合、貿易業界では通常、電子メールによる連絡を選択します。電子メールには、唐突感が少なく、潜在的な顧客をふるい分けることができるなどの利点があります。顧客がメールに返信すると、顧客はさらにコミュニケーションを取りたいと思っていることを意味します。この時点で、電話をかける時間を調整し、挨拶を交わし、顧客とのさらなる関係を築くことができます。

つまり、連携の本質はコミュニケーションであり、メールや電話などのさまざまなコミュニケーションツールをうまく活用して自社の情報を伝え、顧客とやりとりすることが正しいやり方です。電子メールであれ電話であれ、最終的な目標は取引を成立させることです。したがって、コミュニケーションをとる際には、現地の状況に適応し、柔軟に対応する必要があります。たとえば、電子メールは十分に便利ではありませんが、独自の利点もあります。電話には多くの利点がありますが、時差の問題もあります。重要なのは、最終的な取引を実現するためにさまざまなツールを使用することです。

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